شروع بهار بر همگان مبارک! فعالیت بلاگ در سال جدید را با یک موضوع بسیار مهم در حوزه فناوری اطلاعات در مدیریت دانش آغاز می کنم.
در دو سال اخیر برخی از سازمان ها و شرکت ها اقدام به اجرای مدیریت دانش کرده و یا در پی اجرای آن هستند. البته اگر از لحاظ علمی بررسی کنیم اکثرا اجرای سیستم نرم افزاری مدیریت دانش است نه مدیریت دانش. این سیستم ها و ابزار های نرم افزاری که روز به روز هم در حال گسترش هستند، در حالت ها و انواع مختلفی مشاهده می شوند. از سیستم های جامع و کلان مدیریت دانش گرفته تا استفاده از ابزار های ساده ای چون Wiki و یا Forum که اقدام به تبادل دانش و اطلاعات بین افراد می کنند. نکته ای که در اکثر این موارد مشاهده می شوند جدا بودن این سیستم ها از سیستم های نرم افزاری سازمانی مانند پورتال ها و ... می باشد. به نحوی که کارمند، فعالیت ها و وظایف روزمره خود را در یک سیستم انجام می دهد و برای کار با سیستم های مربوط به مدیریت دانش از آدرسی دیگر (بر روی اینترنت یا اینترانت) استفاده می کند. این جدایی را که می توان به کار جزیره ای تفسیر کرد، مانعی بزرگ و غیر قابل جبران در مسیر موفقیت مدیریت دانش می باشد.
فعالیت های حوزه مدیریت دانش که در نگاه اول و نه چندان عمیق جزء وظایف اصلی و روزمره کارمندان محسوب نمی شوند، چنانچه توسط نرم افزار هایی هدایت شوند که خود نیز جدا از بدنه سیستم اصلی سازمانی باشد.... چه خواهد شد!؟ به جرات می توان گفت پس از مدتی این سیستم ها که قرار بود به حافظه سازمانی تبدیل شوند، همچون پوشه های خاک خورده و دست نخورده ی اداره ثبت اسناد و املاک می شوند! بماند که چه هزینه هایی هم صرف آن ها می شوند، اعم از هزینه ها در جهت نگهداری و پشتیبانی سیستم، اقدامات جبرانی جهت فعال کردن مجدد آن ها و ...؛ عمر این سیستم ها هم بسته به قدرت تیم مدیریت دانش در سازمان و شیوه های انگیزشی آن ها دارد، ولی همچون چراغ نفتی است که روزی خاموش خواهد شد. حال در سازمانی یک روزه و در سازمانی دیگر یک ساله.
چه باید کرد؟
چنانچه اقدام به تهیه و استفاده از ابزار های حوزه فناوری اطلاعات در زمینه مدیریت دانش دارید که کارمندان استفاده کنندگان آن هستند، حتما به این نکته توجه کنید که آن ابزار یا نرم افزار کاملا منطبق با سیستم اصلی سازمان شما باشد. به زبان ساده اگر کاربر یک بار در سیستمی نام کاربری و کلمه عبور خود را وارد کرد، در همان جا به ابزار های مربوط به مدیریت دانش هم دسترس داشته باشد. نه اینکه برای ورود به آن، به آدرسی دیگر رفته و با نام کاربری و کلمه عبوری دیگر وارد شود.
کاربری را در نظر بگیرید که تمایلی به همکاری در زمینه تبادل دانش و بهره گیری از بانک دانشی شما را ندارد. اگر وی وارد سیستم اصلی سازمان شود که فعالیت روزمره خود را (مثلا پیگیری نامه های اداری) دنبال کند، فرض کنید در همان صفحه اول خود تیتر دانشی را مشاهده می کند که در حوزه دانشی وی بوده و از علایقش محسوب می شود. به نظرتان باز هم بی تفاوت می ماند؟ حال اگر سیستمی جداگانه داشتید، می توانستید به این سادگی نظر وی را جلب کنید!؟
اگر سازمانتان اصلا سیستم نرم افزاری جامعی هم ندارد، و قصد اجرا و پیاده سازی ابزار های نرم افزاری مدیریت دانش را داردید، حتما این یکپارچگی را به عنوان یک پیش نیاز در نظر داشته باشید.
نکته ای بسیار ساده ولی پر ارزش و قابل توجه است. کم نیستند سیستم هایی که با هزینه های هنگفت طراحی و پیاده سازی، به همین دلیل ساده پس از گذشت مدتی، از استقبال زیادی مواجه نشده اند و نهایتا طعم تلخ شکست را چشیده اند!
به امید وزش نسیم بهاری در روح و جان سازمان های ایرانی
